POLITICĂ PRIVIND UTILIZAREA SISTEMELOR DE

INTELIGENȚĂ ARTIFICIALĂ (AI)

Platforma de recrutare online www.harnicii.ro

Document elaborat în aplicarea Regulamentului (UE) 2024/1689 (EU AI Act) și a concluziilor analizei de încadrare în risc din 15 mai 2026.

Cuprins

Cuprins........................................................................................................................................ 1

1. Scop și domeniu de aplicare...................................................................................................... 1

2. Definiții și termeni.................................................................................................................... 1

3. Cadrul legal aplicabil................................................................................................................ 1

4. Principii generale de utilizare a AI............................................................................................. 1

5. Descrierea sistemului AI utilizat (parserul de CV)....................................................................... 1

6. Clasificarea în gradul de risc...................................................................................................... 1

7. Roluri și responsabilități............................................................................................................ 1

8. Obligații de transparență........................................................................................................... 1

9. Supraveghere umană (human oversight / human-in-the-loop)....................................................... 1

10. Protecția datelor cu caracter personal (GDPR).......................................................................... 1

11. Securitate, logging și trasabilitate............................................................................................. 1

12. Drepturile persoanelor vizate................................................................................................... 1

13. Utilizări restricționate și interzise............................................................................................. 1

14. Monitorizarea evoluției și reevaluarea...................................................................................... 1

15. Gestionarea incidentelor AI..................................................................................................... 1

16. Guvernanță internă și documentație.......................................................................................... 1

17. Instruire și conștientizare......................................................................................................... 1

18. Revizuirea politicii.................................................................................................................. 1

19. Intrare în vigoare și aprobare................................................................................................... 1

1. Scop și domeniu de aplicare

Prezenta Politică stabilește principiile, regulile și responsabilitățile aplicabile utilizării sistemelor de inteligență artificială (AI) în cadrul platformei de recrutare online www.harnicii.ro, operată de TOP SMART BUSINESS PROJECT SRL (denumită în continuare „Operatorul” sau „Deployerul”).

Politica are ca scop asigurarea conformității cu Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială (EU AI Act) și cu legislația conexă privind protecția datelor, precum și reducerea riscului legal și operațional asociat utilizării algoritmilor în activitățile de prelucrare a datelor derulate prin platformă.

La momentul adoptării prezentei Politici, singurul sistem AI utilizat în platformă este parserul de CV, folosit exclusiv pentru extragerea automată a datelor din CV-uri, completarea automată a câmpurilor profilului candidatului și standardizarea informațiilor introduse de candidat.

Domeniu de aplicare. Politica se aplică tuturor sistemelor AI implementate sau utilizate în platforma harnicii.ro, întregului personal al Operatorului, furnizorilor de sisteme AI (Developer), precum și oricăror terți care intervin în dezvoltarea, integrarea, operarea sau mentenanța acestor sisteme.

2. Definiții și termeni

În sensul prezentei Politici, termenii de mai jos au următoarea semnificație:

3. Cadrul legal aplicabil

Prezenta Politică se fundamentează pe următoarele acte normative, aplicabile direct sau complementar:

•          Regulamentul (UE) 2024/1689 privind inteligența artificială (EU AI Act);

•          Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) privind protecția datelor cu caracter personal;

•          Directiva 2002/58/CE (ePrivacy) și Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor personale în sectorul comunicațiilor electronice;

•          Directiva (UE) 2022/2555 (NIS2) și OUG nr. 155/2024, în măsura în care platforma s-ar califica drept entitate esențială/importantă;

•          Directiva 2000/78/CE și legislația națională anti-discriminare și a muncii.

Notă privind calendarul AI Act. Operatorul monitorizează evoluția termenelor de aplicare a AI Act, inclusiv eventualele ajustări introduse prin pachetul de simplificare administrativă, precum și obligațiile de marcare digitală (watermarking) a conținutului generat de AI, dacă vor deveni incidente.

4. Principii generale de utilizare a AI

Utilizarea oricărui sistem AI în platforma harnicii.ro respectă următoarele principii:

1.       Legalitate și proporționalitate – AI se utilizează numai în scopuri legitime, determinate și proporționale cu necesitatea operațională.

2.       Transparență – candidații sunt informați clar și accesibil cu privire la utilizarea AI și la efectele acesteia.

3.       Supraveghere umană – rezultatele AI rămân întotdeauna sub controlul și verificarea utilizatorului uman; AI nu substituie decizia umană.

4.       Minimizarea datelor – sistemul AI prelucrează numai datele strict necesare scopului declarat.

5.       Acuratețe – se asigură măsuri rezonabile pentru corectitudinea datelor extrase și posibilitatea corectării lor.

6.       Securitate – datele și sistemele sunt protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

7.       Nediscriminare – se evită orice rezultat care ar putea conduce la tratament discriminatoriu al candidaților.

8.       Responsabilitate (accountability) – fiecare măsură este documentată și atribuită unui responsabil.

5. Descrierea sistemului AI utilizat (parserul de CV)

Platforma harnicii.ro utilizează un parserul de CV-uri care efectuează următoarele operațiuni:

•          primește CV-ul încărcat de candidat (PDF, DOCX, imagine scanată etc.);

•          citește și extrage conținutul brut, inclusiv prin OCR în cazul documentelor scanate, și normalizează textul;

•          segmentează informațiile și recunoaște entități (Named Entity Recognition): nume, e-mail, telefon, companie, competențe, perioade;

•          structurează datele într-un format standard și populează automat câmpurile profilului candidatului;

•          prezintă candidatului datele extrase pentru validare și corectare înainte de salvare.

Limitări funcționale esențiale. Parserul reprezintă o funcție tehnică auxiliară, cu rol administrativ. Identificarea relațiilor candidat ↔ job ↔ companie este 100% deterministă (relații în baza de date), fără probabilitate și fără AI. AI este utilizat exclusiv pentru un sub-scor de compatibilitate semantică între titluri de roluri, al cărui rezultat este un singur întreg între 0 și 10, fără acces la date de identificare.

6. Clasificarea în gradul de risc

Pe baza analizei de încadrare în risc, parserul de CV nu produce efecte juridice automate, întrucât NU îndeplinește niciuna dintre următoarele funcții:

•          nu identifică persoanele vizate prin AI;

•          nu realizează scoring automat al candidaților;

•          nu clasifică și nu prioritizează candidați;

•          nu recomandă angajarea sau respingerea;

•          nu realizează profilare comportamentală;

•          nu utilizează biometrie sau recunoaștere a emoțiilor;

•          nu ia decizii automate privind angajarea.

Întrucât datele extrase pot fi verificate, modificate și confirmate manual de către utilizator, sistemul AI parser de CV este încadrat ca sistem cu RISC LIMITAT / MINIM, cu obligații de transparență și guvernanță minimă.

7. Roluri și responsabilități

Repartizarea responsabilităților între părțile implicate este următoarea:

8. Obligații de transparență

Operatorul asigură informarea candidaților, într-un limbaj clar și accesibil, cu privire la faptul că:

•          CV-ul este procesat automat;

•          datele sunt extrase automat din CV pentru completarea profilului;

•          pot exista erori de extragere, pe care candidatul le poate corecta.

Formulare-tip de afișat la upload: „Datele din CV pot fi extrase automat pentru completarea profilului. Te rugăm să verifici și să corectezi informațiile înainte de salvare.”

Informarea se reflectă suplimentar în Politica de Confidențialitate (utilizarea AI și prelucrarea datelor) și în Nota de Informare Candidat (pct. 5 - Profilare, scoring și utilizarea AI).

9. Supraveghere umană (human oversight / human-in-the-loop)

Niciun rezultat al sistemului AI nu produce efecte fără posibilitatea intervenției umane. În concret:

•          candidatul poate vizualiza datele extrase înainte de salvare;

•          candidatul poate edita orice câmp populat automat;

•          sistemul NU blochează corectarea datelor;

•          salvarea în profil se realizează numai după confirmarea manuală a candidatului.

Automatizarea deciziilor de resurse umane (selecție, respingere, ierarhizare) este exclusă. Un mesaj de transparență privind tehnologia utilizată la extragerea datelor este afișat în interfața de upload.

10. Protecția datelor cu caracter personal (GDPR)

Pentru prelucrarea datelor prin parserul de CV, Deployerul asigură:

•          o bază legală clară pentru prelucrare;

•          o notă de informare (privacy notice) actualizată;

•          retenție limitată a datelor și a CV-urilor;

•          protecția și securizarea CV-urilor;

•          minimizarea datelor prelucrate de AI;

•          controlul persoanei vizate asupra propriilor date.

Categoriile de date care pot interveni în context (date de contact, experiență profesională, educație, evaluări/interviuri, fotografii, IP-uri și loguri, mesaje între utilizatori și eventuale date sensibile introduse în CV) sunt tratate conform principiilor GDPR. Accesul la baza de date cu date de identificare este rezervat exclusiv Developerului și Deployerului; parserul AI nu primește date de identificare.

Documente conexe obligatorii: acord de prelucrare (DPA) cu RoboMarketing SRL în calitate de furnizor AI și evaluare a impactului asupra protecției datelor (DPIA).

11. Securitate, logging și trasabilitate

Operatorul, în colaborare cu Developerul, asigură următoarele măsuri minime:

•          log al importului fiecărui CV;

•          log al erorilor de parsing;

•          jurnalizarea modificărilor aduse profilului;

•          securizarea și backupul CV-urilor și al datelor;

•          control al accesului și retenție limitată;

•          audit și verificări periodice.

12. Drepturile persoanelor vizate

Candidatul beneficiază de drepturile prevăzute de GDPR și de prezenta Politică, inclusiv dreptul de a:

•          fi informat despre existența procesării automate;

•          accesa și corecta datele extrase;

•          solicita ștergerea datelor;

•          contesta erorile rezultate din procesarea automată.

Pentru probleme de natură tehnică, candidatul poate apela la serviciul de suport disponibil în platformă.

13. Utilizări restricționate și interzise

Fără reevaluare juridică prealabilă și fără actualizarea prezentei Politici, este interzisă utilizarea sistemului AI pentru:

•          scoring sau ranking automat al candidaților;

•          clasificarea, prioritizarea sau filtrarea automată a candidaților;

•          recomandarea automată de angajare sau respingere;

•          profilarea comportamentală a utilizatorilor;

•          recunoașterea biometrică sau a emoțiilor;

•          evaluări predictive privind candidații.

Aceste utilizări pot încadra sistemul ca fiind cu risc ridicat conform Anexei III pct. 4 din AI Act și atrag obligații stricte suplimentare.

14. Monitorizarea evoluției și reevaluarea

Operatorul monitorizează continuu evoluția și extinderea utilizării AI în platformă, în vederea identificării precoce a oricăror activități de prelucrare cu risc ridicat. Analiza de risc se reia ori de câte ori intervine, fără a se limita la, una dintre situațiile:

•          extinderea categoriilor de date cu caracter personal prelucrate;

•          introducerea de ranking, scoring, profilare sau recomandare automată;

•          analiza comportamentului utilizatorilor în orice scop;

•          detectarea emoțiilor sau realizarea de evaluări predictive.

15. Gestionarea incidentelor AI

Orice eroare sistematică, rezultat anormal sau incident de securitate legat de sistemul AI se documentează și se gestionează conform Procedurii privind incidentele AI. Operatorul stabilește un punct de contact intern, evaluează impactul, dispune măsuri de remediere și, dacă este cazul, notifică Developerul și/sau autoritățile competente, în corelație cu obligațiile GDPR de notificare a breșelor de securitate.

16. Guvernanță internă și documentație

În aplicarea principiului responsabilității, TOP SMART BUSINESS PROJECT SRL a elaborat, adoptat și menține următoarea documentație de guvernanță AI. Toate documentele de bază sunt în vigoare și se actualizează periodic:

Notă privind stadiul conformării: documentele de guvernanță de mai sus au fost integrate în cadrul operațional al platformei. Reevaluarea juridică funcționează ca mecanism permanent, activat la apariția oricărei modificări a funcționalităților sistemului AI.

17. Instruire și conștientizare

Personalul Operatorului implicat în operarea platformei este informat cu privire la conținutul prezentei Politici, la limitările sistemului AI și la obligațiile de transparență și supraveghere umană. Instruirea se reia la fiecare modificare semnificativă a sistemului AI sau a cadrului legal.

18. Intrare în vigoare și revizie

Prezenta Politică intră în vigoare la data de 22/06/2026 și va fi actualizată ori de câte ori intervine o modificare a sistemului AI, a fluxurilor de prelucrare a datelor sau a cadrului legal aplicabil. Responsabilitatea revizuirii revine Deployerului.