NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
(pentru candidați în procese de recrutare asistate digital)
1. Cine suntem
Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate:
* de către Compania recrutoare, în calitate de Operator de date
* prin intermediul platformei de recrutare Harnicii.ro furnizate de Top Smart Business Project SRL, în calitate de Persoană împuternicită (furnizor SaaS)
Pentru întrebări privind protecția datelor ne puteți
contacta la dpo@harnicii.ro.
2. Ce date prelucrăm
În procesul de recrutare putem prelucra următoarele categorii de date prin intermediul platformei online www.harnicii.ro:
a) Date furnizate direct de dumneavoastră:
· nume și prenume
· date de contact
· informații profesionale incluse în CV
· educație, experiență, certificări
· portofolii sau linkuri către profiluri profesionale
· joburi favorite
· statut actual
b) Date extrase automat din CV cu ajutorul tehnologiei AI
Platforma utilizează tehnologii informatice de analiză automată a documentelor (inclusiv algoritmi AI de procesare a limbajului natural) pentru a:
· identifica și structura informațiile din CV
· extrage competențe, experiență și calificări
· detecta domenii profesionale și nivel de senioritate
· standardiza datele în format comparabil între candidați
Această prelucrare are rol exclusiv tehnic, pentru:
· completarea automată a profilului candidatului și accelerarea procesului de selecție
· reducerea erorilor de introducere manuală
Tehnologia AI nu folosește algoritmii pentru a crea informații noi despre dumneavoastră, ci doar organizează datele pe care le furnizați prin CV-ul pe care dvs. îl încărcați.
c) Date generate în procesul de recrutare
· status setat de recrutorilor în urma depunerii candidaturii pentru postul pe care îl vizați
· rezultate interviu
· grad de compatibilitate
· istoricul comunicării
d) Date tehnice
· adresa IP
· loguri de acces
· informații despre dispozitiv
Nu solicităm în mod intenționat categorii speciale de date sensibile. Dacă acestea sunt incluse voluntar de către dvs. în CV, vor fi tratate conform cerințelor legale.
3. Scopurile prelucrării
Datele sunt utilizate pentru:
· evaluarea candidaturii dumneavoastră
· gestionarea interviurilor și comunicării
· extragerea automată a informațiilor din CV pentru structurare internă
· compararea competențelor cu cerințele postului
· generarea de scoruri de compatibilitate în funcție de județ, industrie, rol
· îmbunătățirea eficienței procesului de recrutare
· păstrarea candidaturii pentru oportunități viitoare (cu consimțământ)
4. Temeiul legal
Prelucrarea se bazează pe:
· consimțământ – pentru colectarea și păstrarea datelor pe termen extins de către Harnicii.ro în scopul recrutării;
· demersuri precontractuale la cererea persoanei vizate, în situația încheierii unui contract de muncă cu unul din angajatorii accesați
· interesul legitim al angajatorului de a selecta candidați adecvați
· obligații legale aplicabile
Utilizarea tehnologiei AI pentru extragerea informațiilor din CV este justificată prin interes legitim, având un impact limitat asupra persoanei vizate.
5. Profilare, scoring și utilizarea AI
Platforma www.harnicii.ro utilizează:
· analiză AI pentru încărcarea automata și structurarea datelor din CV-ul încărcat de dvs. în platformă
· algoritmi de potrivire competențe–post, aplicarea pentru job fiind efectuată exclusiv de către persoana vizată
· potrivire automată a candidaturii în raport cu descrierea job-ului publicat de angajator
Important:
· sistemele AI nu sunt utilizate ca instrument de suport decizional
· nu se iau decizii exclusiv automate cu efect juridic
· evaluarea finală aparține întotdeauna unei persoane, în cadrul interacțiunii dintre dvs. și compania recrutoare
· puteți solicita intervenție umană, în situația în care considerați inadvertențe în procesul de stabilire a gradului de potrivire la un job anume
· puteți contesta rezultatul potrivirii automate
AI nu este utilizată pentru analizarea trăsăturilor personale, emoțiilor, comportamentului sau pentru luarea de decizii autonome privind angajarea.
6. Cui divulgăm datele
Datele pot fi accesate de:
· titularii conturilor de companie (echipa HR și managerii) implicați în recrutare
· dezvoltatorul platformei SaaS
· furnizori IT și cloud
· furnizori teste profesionale
· autorități publice, dacă este necesar legal
· folosim indexare cu Google Jobs
Toți partenerii sunt obligați contractual să respecte confidențialitatea și securitatea datelor.
7. Transferuri internaționale
În cazul utilizării unor furnizori din afara SEE, transferurile sunt realizate cu mecanisme legale adecvate (de ex. clauze contractuale standard sau decizii de asigurare a nivelului adecvat de protecție a datelor).
Regulile aplicabile sunt stabilite de legislația de protecție a datelor din Uniunea Europeană.
8. Perioada de stocare
Datele sunt păstrate de noi, ca împuternicit:
· pe durata procesului de recrutare
· până la 12 luni după finalizare
· până la retragerea consimțământului (Talent Pool)
Ulterior datele sunt șterse sau anonimizate.
Pe durata relației de muncă, dacă sunteți angajat în urma procesului de recrutare, datele sunt stocate de angajator – rugăm consultați informările proprii acestuia referitor la protecția datelor.
9. Drepturile dumneavoastră
Conform legislației aplicabile în Uniunea Europeană, beneficiați de următoarele drepturi:
1. Dreptul de acces – puteți solicita informații despre datele pe care le prelucrăm despre dumneavoastră și o copie a acestora.
2. Dreptul la rectificare – puteți cere corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
3. Dreptul la ștergere – puteți solicita ștergerea datelor când nu mai sunt necesare sau vă retrageți consimțământul, în limitele legii.
4. Dreptul la restricționare – puteți cere limitarea utilizării datelor în anumite situații (de exemplu, dacă le contestați exactitatea).
5. Dreptul la portabilitate – puteți primi datele furnizate într-un format utilizabil și le puteți transmite altui operator.
6. Dreptul de opoziție – vă puteți opune prelucrării bazate pe interes legitim, inclusiv profilării.
7. Dreptul la intervenție umană – puteți solicita revizuirea deciziilor bazate pe evaluări automate.
Totodată, aveți dreptul și de a depune plângere la autoritatea de supraveghere, ulterior contactării operatorului/ persoanei împuternicite de operator.
Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la adresa indicată în secțiunea de contact GDPR.
10. Securitatea datelor
Aplicăm măsuri adecvate, inclusiv:
· criptare date
· control acces pe roluri și praguri de transparență în raport cu etapa procesului de recrutare
· monitorizare acces și jurnalizare activități desfășurate în platformă
· teste de securitate
· politici și proceduri interne de protecție a datelor cu caracter personal.
11. Obligația furnizării datelor
Transmiterea datelor este voluntară, însă indispensabilă pentru participarea la recrutare. Lipsa datelor esențiale face imposibilă depunerea și evaluarea candidaturii.